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辦公室裝修如何做項目管理?已回答

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來源:蘇州裝修公司 作者:蘇州辦公室裝修公司 時間:2020-04-22 16:30

  每次聊到辦公室裝修,很多行政伙伴都會感覺到瞬間壓力山大。

  為什么別人家的辦公室裝修井井有條,看起來很輕松?

  為什么別人家的行政聽見裝修一點也不慌?

  因為別人家的行政都是把裝修單獨拎出,做項目管理。不是摸著石頭過河,能做到哪兒,就做哪兒。

  辦公室裝修本身就是一件可大可小的工程事件。

  大型企業(yè)的行政模塊下有基建工程部,中小企業(yè)CEO往往也會親自參與把控裝修項目。作為大多數(shù)行政人都會參與的職業(yè)經(jīng)歷之一,辦公室裝修做的怎么樣?對各個環(huán)節(jié)熟不熟悉?能不能處理好突發(fā)事件,都是工作能力的重要體現(xiàn)。

  今天小編就來和小伙伴們分享一些辦公裝修方面的項目管理相關(guān)注意事項,希望助力大家下一次辦公室裝修可以穩(wěn)住,絲毫不慌。

  項目啟動期,需要做哪些準(zhǔn)備工作?

  行政接到裝修項目任務(wù)前,先別著急慌,從以下事情入手,有條不紊:

  收集并確認(rèn)需求:裝修項目啟動前,行政部需要充分了解公司管理層與各部門對新辦公環(huán)境的期待和需求。比如:不同部門的工作特點,研發(fā)需不被打擾的安靜,銷售與客服部來電與通話較多容易影響到其他部門辦公等等。

  收集需求的同時,成立項目組,項目組主要成員有:行政、it、財務(wù)、采購(有條件的企業(yè)還要有基建團隊)、法務(wù),同步確認(rèn)小組成員各自分工。項目小組成員確認(rèn)后,需第一時間制定項目進度計劃,各節(jié)點需確認(rèn)責(zé)任人;

  盡量確定內(nèi)部預(yù)算:很多企業(yè)行政在處理辦公室裝修時,老板可能不會先給出預(yù)算范圍和限制,而是當(dāng)提報幾家裝修供應(yīng)商設(shè)計報價后,再瘋狂的進行砍預(yù)算,讓行政花5W的預(yù)算裝修出50W的效果,這一環(huán)節(jié)往往會消耗行政與供應(yīng)商的大量精力,增加談判內(nèi)耗。

  完成項目預(yù)算制定的同時,需要分解預(yù)算采買項目,確定實際跟進負(fù)責(zé)人,定期收集采買信息,以備后續(xù)實際對比;

  篩選裝修供應(yīng)商:辦公室裝修離不開供應(yīng)商的參與,其中在裝修工作開始階段,根據(jù)公司裝修情況,行政需要同步篩選第三方項目管理團隊、設(shè)計公司、造價顧問公司、施工承包方、IT、裝修保潔、綠植、消防報審等等服務(wù)供應(yīng)商。

  并且需要與物業(yè)公司做好充分溝通,將物業(yè)管理要求細(xì)節(jié)確認(rèn)仔細(xì),以便在供應(yīng)商招標(biāo)過程中提前告知;

  全程采購管理:裝修工作會涉及大量的采購工作,一般情況下需要單獨組采購team,并且申請財務(wù)支持通道,確定項目采購規(guī)則與審核付款流程,保持效率節(jié)奏。采買過程中需注意有定制周期的采買,如家具等

  只有在前期確認(rèn)裝修項目中的總體和細(xì)節(jié)要求,做好項目開展的總計劃表和時間節(jié)點,才能方便開展后續(xù)的設(shè)計、施工、入駐等工作。

  2 項目中期,行政將遇到哪些坑?

  無論前期做了多萬全的準(zhǔn)備,項目開工之后,還是容易出現(xiàn)一些無法預(yù)料的突發(fā)事件,這些坑各具特色,不同的城市、不同的行業(yè)、不同發(fā)展階段的企業(yè)都會有各種各樣辦公室裝修過程中的問題。

  但以下幾個是我們看來影響較大,所有行政都要高度緊張的關(guān)注點:

  消防申報與驗收:辦公室裝修的消防申報與驗收標(biāo)準(zhǔn)的報審流程、注意事項、消防驗收,只要有一個環(huán)節(jié)出了問題,都將延遲項目時間。目前相對有效率的解決辦法是一般是當(dāng)?shù)赜匈Y質(zhì)的裝修公司或物業(yè)、第三方消防工程公司代辦。

  強電弱電:裝修時,一定要評估辦公室配套設(shè)施的強電弱電電壓交付現(xiàn)狀是否滿足自己的需要,強電改造線路成本根據(jù)實際辦公樓狀況而定,可大可小。

  施工時間:企業(yè)行政一般對辦公室裝修工程的時間要求比較緊,但不同的大樓裝修時間有不同的規(guī)定,如果有特殊情況,需要提前納入整個裝修項目時間管理中。

  多方對接:設(shè)置時間節(jié)點,權(quán)責(zé)到人?!?

  除了這些影響較大的“坑”,在裝修中期還容易出現(xiàn),資金結(jié)算不到位,延遲項目施工的情況、中期階段性驗收等細(xì)節(jié)坑,行政在此期間提前發(fā)現(xiàn)問題,還能解決后期連帶問題哦!

  3 項目后期,行政需要做些什么?

  在辦公室裝修后期,驗收和入駐是最后一關(guān)。

  與驗收相關(guān)的點點滴滴干貨細(xì)節(jié)我們曾聊過很多,并且驗收貫穿裝修的全過程,最后的收尾工作只是做一個結(jié)束。

  其中需要特別關(guān)注的是,

  ○前期的裝修質(zhì)量要通過合同進行鎖定,后期驗收才能順順利利。

  合同是保障項目執(zhí)行、項目目標(biāo)達成的基礎(chǔ)。

  在裝修項目中,項目經(jīng)理在明確項目目標(biāo)的基礎(chǔ)上,提前與裝修分包商就合同執(zhí)行時易出現(xiàn)爭執(zhí)的條款進行溝通和細(xì)化,明確合同條款,通過合同條款將項目工期、質(zhì)量、成本、驗收等內(nèi)容進行明確與鎖定,保障項目執(zhí)行時有據(jù)可依。

  ○入駐的搬遷注意事項

  完工后進行檢測和綜合調(diào)試,最后驗收整改,裝修工程結(jié)束后,通過多種方式進行空氣治理確保最優(yōu)空氣質(zhì)量,開始搬遷準(zhǔn)備工作,服務(wù)人員應(yīng)做好與各部門的內(nèi)部溝通,確保順利搬遷,與供應(yīng)商提前約定好,做好再次裝修及時響應(yīng)預(yù)案,需要做好員工的培訓(xùn)和信息宣傳工作。

  在搬遷的過程中,有經(jīng)驗的行政都會知道,搬遷意味著會有一大批舊家具將閑置。

  如果能充分利用原有家具,統(tǒng)籌更新家具采購計劃,在后期軟裝配置與改造中,可以補貼一筆費用,節(jié)約一定程度的開支。

  最后

  辦公室裝修對于企業(yè)來說是一次大成本的投入。

  行政通過專業(yè)的項目管理能力,有效的保障進度,解決可能出現(xiàn)的問題和風(fēng)險,有效控制項目實施過程中的突發(fā)事件,使得辦公室裝修按期、保質(zhì)、保量完成。

  不僅是一次亮眼的企業(yè)績效,也是職業(yè)生涯中重要經(jīng)驗。


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